So füllen Sie das W-2-Formular für Mitarbeiter im Jahr 2024 aus

Wenn Sie Arbeitgeber sind, müssen Sie mit dem Formular W-2 vertraut sein. Es handelt sich um eine Lohn- und Steuererklärung, die Sie jedes Jahr an Ihre Mitarbeiter und den Internal Revenue Service (IRS) senden müssen. Wenn Sie jedoch ein neuer Arbeitgeber sind oder nicht sicher sind, ob Ihre Mitarbeiter die W-2-Formulare benötigen, können Sie in diesem Artikel Hilfe erhalten. Hier haben wir alles zusammengestellt, was Sie über das Formular W-2 wissen möchten, wie

• Was ist ein W-2-Formular?
• So füllen Sie das Formular W-2 aus ★★★
• Wie viele W-2-Formulare brauche ich
• Wohin sende ich die ausgefüllten W-2-Formulare?

Wenn Sie also Fragen oder Bedenken zu den oben aufgeführten Punkten haben, lesen Sie diesen Artikel weiter, um die Verwirrung zu beseitigen.

Vielleicht möchten Sie auch wissen, wie Sie ein W-9-Formular ausfüllen

Was ist ein W-2-Formular?

Das Formular W-2 ist eine Lohn- und Steuererklärung, die zeigt, wie viel Geld ein Arbeitnehmer im Jahr verdient hat und wie hoch die Steuer ist, die er oder sie bereits an die IRS abgeführt hat. Normalerweise erhalten Arbeitnehmer und die IRS diese Art von Formular bis zum 31. Januar vom Arbeitgeber.

Um es einfach auszudrücken:

• Das Formular W-2 zeigt Ihr Einkommen und die einbehaltenen Steuern des Vorjahres, die in Ihrer Einkommensteuererklärung angegeben werden müssen.
• Das IRS nutzt es, um die Steuerpflichten des Einzelnen zu verfolgen

So füllen Sie ein W-2-Formular aus

Um ein W-2-Formular auf Ihrem Computer auszufüllen, benötigen Sie immer einen PDF-Formularausfüller. Nachdem wir viele PDF-Editoren getestet haben, möchten wir hier EaseUS PDF Editor empfehlen.

Dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche und seines Workflows ist dieser Windows-PDF-Editor für jeden leicht zu verwenden, selbst für Personen ohne technische Kenntnisse. Mit diesem PDF-Formulareditor können Sie problemlos jedes PDF-Formular oder andere PDF-Dokumente bearbeiten. Darüber hinaus bietet er viele weitere Funktionen, mit denen Sie PDF-Dokumente ganz einfach anzeigen, bearbeiten und verwalten können. Einige wichtige PDF-Formulare wie das Formular W-9, das Formular W-2 usw. können Sie beispielsweise mit dieser vielseitigen PDF-Software mit einem Passwort schützen.

Laden Sie jetzt diesen PDF-Formularausfüller herunter und beginnen Sie mit dem Ausfüllen des W-2-Formulars für Ihre Mitarbeiter.

# 1. Füllen Sie die Felder A bis F aus

Feld a - Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers

Geben Sie die Nummer ein, die auf der Sozialversicherungskarte des Mitarbeiters steht. Wenn der Mitarbeiter keine Karte hat, kann er eine beantragen, indem er das Formular SS-5 ausfüllt. Oder wenn der Mitarbeiter eine Karte beantragt hat, die Nummer aber nicht rechtzeitig zum Ausfüllen erhält, schreiben Sie „Beantragt“ in das Feld auf den Papierformularen W-2, die bei der SSA eingereicht werden. Geben Sie bei der elektronischen Einreichung Nullen ein (000-00-0000).

Feld b – Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN)

Geben Sie die EIN ein, die Ihnen vom IRS zugewiesen wurde (xx-xxxxxxx). Wenn Sie beim Ausfüllen des Formulars W-2 keine EIN haben, geben Sie in Feld B „Applied For“ ein und verwenden Sie nicht Ihre SSN.

Feld c – Name, Adresse und Postleitzahl des Arbeitgebers

Geben Sie den vollständigen, rechtsgültigen Namen ein, den Sie bei der Registrierung Ihrer Kapitalgesellschaft oder LLC verwendet haben. Geben Sie dann die Adresse Ihres Unternehmens einschließlich der Postleitzahl ein.

Feld d – Kontrollnummer

Füllen Sie dieses Feld aus oder lassen Sie es leer. Dies hängt davon ab, ob Ihr kleines Unternehmen Kontrollnummern verwendet oder nicht.

Felder e und f – Name und Adresse des Arbeitnehmers

Geben Sie den Namen ein, der auf der Sozialversicherungskarte Ihres Mitarbeiters steht. Wenn der Name nicht in den dafür vorgesehenen Platz auf dem Formular passt, können Sie die Initialen des Vor- und Zweitnamens sowie den vollständigen Nachnamen angeben.

# Füllen Sie die Felder 1 bis 20 aus

Kasten 1 – Löhne, Trinkgelder, sonstige Vergütungen

Notieren Sie den gesamten steuerpflichtigen Lohn, Trinkgelder und sonstige Vergütungen, die Sie Ihrem Mitarbeiter im Laufe des Jahres gezahlt haben. Manchmal sind die Löhne, die Sie in Feld 1 eintragen, höher oder niedriger als andere Löhne auf dem Formular W-2, es handelt sich also nicht um einen Fehler.

Kasten 2 – Einbehaltene Bundeseinkommensteuer

Geben Sie den Gesamtbetrag der vom Jahreslohn des Mitarbeiters einbehaltenen Bundeseinkommensteuer ein. Darin enthalten sind auch die 20 % Verbrauchsteuer, die auf überhöhte Fallschirmzahlungen einbehalten werden.

Kasten 3 – Sozialversicherungslöhne

Zeigt den Gesamtlohn, der der Sozialversicherungssteuer des Arbeitnehmers unterliegt, jedoch ohne Sozialversicherungs-Trinkgelder und zugeteilte Trinkgelder.

Kasten 4 – Einbehaltene Sozialversicherungssteuer

Zeigen Sie die gesamte einbehaltene Sozialversicherungssteuer des Arbeitnehmers an, einschließlich der Sozialversicherungssteuer auf Trinkgelder. Und für 2022 sollte der Betrag 8.853,60 USD nicht überschreiten.

Kasten 5 – Medicare-Löhne und Trinkgelder

Geben Sie in dieses Feld den Gesamtbetrag des Medicare-Lohns und der Trinkgelder ein. Geben Sie unbedingt die Trinkgelder ein, die der Mitarbeiter gemeldet hat, auch wenn Sie nicht über genügend Mitarbeitergelder verfügen, um die Medicare-Steuer für diese Trinkgelder einzuziehen.

Kasten 7 – Tipps zur sozialen Sicherheit

Zeigen Sie die Trinkgelder, die der Mitarbeiter Ihnen gemeldet hat. Stellen Sie sicher, dass die Summe der Felder 3 und 7 nicht mehr als 142.800 USD beträgt (die maximale Sozialversicherungslohnbasis für 2022).

Kasten 8 – Zugewiesene Trinkgelder

Zugewiesene Trinkgelder sind Beträge, die Sie den Mitarbeitern zuteilen, die Trinkgeld erhalten. Geben Sie diese Trinkgelder in Feld 8 an. Beachten Sie, dass nicht alle Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Trinkgelder zuteilen müssen.

Kasten 10 – Leistungen bei Pflegebedürftigkeit

Geben Sie den Gesamtbetrag der Leistungen zur Angehörigenpflege im Rahmen eines von Ihnen für Ihre Mitarbeiter gezahlten oder in Anspruch genommenen Pflegehilfeprogramms an.

Kasten 11 – Nicht qualifizierte Pläne

Melden Sie Auszahlungen an einen Mitarbeiter aus einem nicht qualifizierten Plan oder einem nicht staatlichen Plan gemäß Abschnitt 457 (b) in Feld 11. Außerdem müssen Sie diese Auszahlungen in Feld 1 melden.

Kasten 12 – Codes

Es gibt viele Codes, die Sie in das Formular W-2 eines Mitarbeiters eintragen müssen. Füllen Sie einfach das Feld für alle Elemente aus und codieren Sie es.

Hinweis: Geben Sie auf Kopie A nicht mehr als vier Elemente in Feld 12 ein.

Feld 13 – Kontrollkästchen

Es gibt drei Felder: Gesetzlicher Arbeitnehmer, Altersvorsorgeplan und Krankengeld durch Dritte. Aktivieren Sie eines der drei Felder, die für den Arbeitnehmer relevant sind.

Feld 14 – Sonstiges

Sie können dieses Feld für alle anderen Informationen nutzen, die Sie Ihrem Mitarbeiter mitteilen möchten.

Felder 15 bis 20 – Angaben zu staatlichen und lokalen Einkommenssteuern

Verwenden Sie diese Felder, um Informationen zur staatlichen und lokalen Einkommenssteuer anzugeben.

Wie viele W-2-Formulare benötigen Arbeitgeber?

Im Allgemeinen muss ein Arbeitgeber 6 Kopien für jedes W-2-Formular anfertigen. Die Mitarbeiter erhalten drei Kopien, um diese W-2-Formulare mit ihren Steuererklärungen einzureichen, und die Regierung erhält zwei Kopien zur Überprüfung. Schließlich muss der Arbeitgeber auch ein Exemplar 4 Jahre lang bei den Unterlagen aufbewahren.

Wohin senden Arbeitgeber das ausgefüllte W-2-Formular?

Wie bereits erwähnt, müssen Sie sechs Kopien ausfüllen. Diese gehen an:

• Senden Sie Kopie A an die SSA
• Senden Sie Kopie 1 an die staatliche, städtische oder örtliche Steuerbehörde
• Senden Sie die Kopie B, Kopie C und Kopie 2 an die Mitarbeiter
• Für die Kopie D und die Kopie des Formulars W-3 mit Ihren Unterlagen für 4 Jahre

Das Fazit

Das Formular W-2 ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer wichtig. Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, der das Formular W-2 ausfüllen muss, können Sie von diesem Beitrag profitieren. Um das Formular besser auszufüllen, können Sie außerdem PDF-Bearbeitungsprogramme wie EaseUS PDF Editor ausprobieren, um die Aufgabe immer einfacher zu machen!