Was ist ein W3-Steuerformular und wie wird es ausgefüllt – 2024

Sobald ein neues Unternehmen einen Mitarbeiter eingestellt hat, muss es sich auf das Ausfüllen der Steuerformulare vorbereiten. Allerdings ist das Ausfüllen der IRS-Steuerformulare für viele Kleinunternehmer keine Selbstverständlichkeit. Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden verfasst, um die Felder auf dem Steuerformular W3 zu vereinfachen und zu erklären. In diesem Artikel erfahren Sie, was das Steuerformular W3 ist und wie Sie es einfach und richtig ausfüllen.

Was ist das Steuerformular W3?

Das Steuerformular W3, offiziell die Übermittlung von Lohn- und Steuererklärungen, wird verwendet, um alle Teile des Formulars W2 zusammenzufassen. Diese beiden Formulare werden jedes Jahr gemeinsam an die SSA übermittelt. Was Arbeitgeber jedoch wissen müssen, ist, dass sie alle W2-Formulare für ihre Mitarbeiter überprüfen und deren Lohn- und Steuerinformationen zusammenfassen und diese Daten in einem W3-Formular kombinieren müssen, um es an die SSA zu senden.

Das Formular W3 enthält:

• Gesamteinkommen und Gehalt, das ein Arbeitgeber an alle Arbeitnehmer zahlt
• Der Gesamtanteil der Lohnsumme, der der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer (FICA) unterliegt
• Die gesamte Steuer (Einkommensteuer und FICA), die von diesem Gehalt einbehalten wird

Wer muss das Formular W3 einreichen?

Formular W3 ist für Arbeitgeber bestimmt und sollte in den meisten Fällen zusammen mit Formular W2 bis zum 31. Januar eines jeden Jahres eingereicht werden. Wenn Sie Arbeitgeber sind und Formular W2 einreichen müssen, müssen Sie auch Formular W3 einreichen. Und Sie müssen unbedingt die richtige Version verwenden, sonst erfüllen Sie Ihre Pflicht nicht richtig. Beispielsweise sollten Sie für die Meldung der Steuern für 2021 die Version 2021 verwenden, auch wenn Sie 2022 möglicherweise arbeiten.

So füllen Sie das Formular W3 richtig aus

Um das Steuerformular W3 auszufüllen, müssen Sie im Voraus einige Informationen vorbereiten und der Anleitung folgen, um das Ausfüllen abzuschließen.

Was Sie vorbereiten müssen

Zum Ausfüllen des Formulars W3 benötigen Sie folgende Angaben:

• Ihre Geschäftsdaten: einschließlich Ihrer Arbeitgeber-Identifikationsnummer (FEIN), Ihrer rechtlichen Adresse und der Kontaktinformationen Ihres Unternehmens.
• Gesamtlohn: einschließlich des Gehalts, Trinkgelds, Provisionen usw., das Sie Ihren Mitarbeitern im Vorjahr gezahlt haben.
• Gesamter steuerpflichtiger Lohn: für Sozialversicherung und Medicare.
• Gesamte einbehaltene Einkommensteuer: sowohl bundesweit als auch staatlich.
• Gesamtbetrag der einbehaltenen Sozialversicherungssteuer
• Gesamte einbehaltene Medicare-Steuer

Beginnen Sie mit dem Ausfüllen des Formulars W3

Wenn Sie alle oben genannten Informationen vorbereitet haben, können Sie der Anleitung unten folgen, um das Formular auszufüllen. Füllen wir die Felder nacheinander aus:

a: Kontrollnummer

b: Art des Zahlers / Art des Arbeitgebers / Krankengeld Dritter (falls zutreffend)

c: Gesamtzahl der W2-Formulare

d: Betriebsnummer

e: Arbeitgeber-Identifikationsnummer

f: Name des Arbeitgebers

g: Adresse und Postleitzahl des Arbeitgebers

h: Andere verwendete EIN des Jahres, für das Sie Daten eingeben, einschließlich:

1: Löhne, Trinkgelder und andere Vergütungen an Mitarbeiter

2: Einbehaltene Bundeseinkommensteuer

3: Sozialversicherungslöhne

4: Einbehaltene Sozialversicherungssteuer

5: Medicare-Löhne und Trinkgelder

6: Medicare-Steuer einbehalten

7: Tipps zur Sozialversicherung

8: Zugewiesene Tipps

9: (Leer lassen)

10: Leistungen bei Pflegebedürftigkeit

11: Nicht qualifizierte Pläne

12a. Aufgeschobene Vergütung

12b. (Leer lassen)

13: Vom Zahler des Krankengeldes einbehaltene Lohnsteuer

14: Staat und staatliche ID-Nummer des Arbeitgebers

15: Staatliche Löhne, Trinkgelder usw.

16: Staatliche Einkommensteuer

17: Lokale Löhne, Trinkgelder usw.

18: Lokale Einkommensteuer

Ansprechpartner des Arbeitgebers/Telefonnummer/Faxnummer/E-Mail-Adresse

Ein Tool, das Ihnen beim Ausfüllen des Formulars W3 helfen kann

Da das W3-Formular eine PDF-Datei ist, die normalerweise nicht bearbeitet werden kann, benötigen Sie möglicherweise zunächst ein Tool, um es bearbeitbar zu machen. EaseUS PDF Editor ist genau die Software, die Sie brauchen. Mit diesem Tool können Sie die leeren Felder im W3-Formular bearbeiten. Oder Sie können es zunächst in ein bearbeitbares Word-Dateiformat konvertieren, alle Informationen eintragen und die Datei wieder als PDF exportieren. Natürlich können Sie damit auch die Druckeinstellungen ändern, bevor Sie das W3-Formular ausdrucken und abschicken. Sehen Sie sich unten einige seiner Hauptfunktionen an und laden Sie es herunter, um das W3-Steuerformular auszufüllen.

Hauptfunktionen des EaseUS PDF Editors:

• Füllen Sie andere PDF-Formulare aus, wie z. B. das Formular 2848
• PDF-Größe ändern, PDF-Dateien teilen, kombinieren
• Passen Sie die Druckeinstellungen nach Wunsch an
• Steuerformulare per E-Mail versenden

Laden Sie EaseUS PDF Editor herunter, indem Sie auf die Schaltfläche unten klicken.

Wie reiche ich mein W3 ein?

Sie können W3-Formulare elektronisch einreichen. Dazu müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

Schritt 1. Registrieren Sie sich für die Business Services Online-Plattform (BSO) der Social Security Administration.

Schritt 2. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an, verwenden Sie Ausfüllformulare, um W2-Formulare für jeden Ihrer Mitarbeiter zu erstellen, oder laden Sie Lohndateien aus Ihrer Lohn- oder Steuersoftware hoch.

Schritt 3. BSO generiert dann ein W3 für Sie, sobald Sie alle Ihre W2-Formulare eingereicht haben.

Abschluss

In diesem Artikel haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie ein W3-Formular ausfüllen und einreichen. Außerdem stellen wir Ihnen den benutzerfreundlichen PDF-Editor EaseUS PDF Editor zur Verfügung, der Ihnen beim erfolgreichen Ausfüllen hilft. Laden Sie ihn einfach herunter und beginnen Sie mit dem Ausfüllen eines W3-Steuerformulars.