So füllen Sie das I-9-Formular im Jahr 2024 aus (Schritt für Schritt)

Haben Sie in letzter Zeit einen neuen Job bekommen? Wenn ja, müssen Sie innerhalb von drei Tagen nach Ihrem Einstellungsdatum (dem ersten bezahlten Arbeitstag) ein I-9-Formular ausfüllen. Damit wird Ihre Arbeitsberechtigung in den USA bestätigt. Wenn Sie jedoch ein neuer Mitarbeiter sind, kann es für Sie überfordernd sein, das I-9-Formular auszufüllen.

Aus diesem Grund stellen wir Ihnen eine ultimative Anleitung zur Verfügung, die Ihnen dabei hilft, das I-9-Formular korrekt auszufüllen. Egal, ob Sie Arbeitgeber oder Arbeitnehmer sind, Sie beide können das I-9-Formular mühelos ausfüllen, indem Sie diesen Beitrag lesen. Nun legen wir los!

Was ist ein I-9-Formular?

Formular I9, auch Employment Eligibility Verification Form genannt, ist ein Formular der US-Einwanderungsbehörde. Es wird verwendet, um die Identität aller bezahlten Mitarbeiter und ihre Arbeitserlaubnis in den Vereinigten Staaten zu überprüfen. Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens muss das Formular I-9 ausfüllen, unabhängig davon, ob er US-Staatsbürger ist oder nicht. Anschließend muss es sowohl vom Mitarbeiter als auch vom Arbeitgeber eingereicht werden. Andernfalls drohen Ihnen Geldstrafen und andere Konsequenzen bei Verstößen.

Ein solches Formular besteht aus drei Teilen: Der Arbeitnehmer muss den ersten Abschnitt ausfüllen, und der Arbeitgeber muss die letzten beiden Abschnitte ausfüllen.

Normalerweise müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber das Formular I-9 innerhalb von drei Werktagen nach dem Arbeitsbeginn des Arbeitnehmers ausfüllen. Danach muss der Arbeitgeber das Formular entweder in Papierform oder elektronisch drei Jahre nach dem Arbeitsbeginn des Arbeitnehmers bzw. ein Jahr nach dem letzten Arbeitstag aufbewahren, da die Behörden Ihr Unternehmen möglicherweise prüfen, um sicherzustellen, dass der Arbeitgeber im Rahmen des Gesetzes handelt.

Wer muss das Formular I-9 ausfüllen?

Wie bereits erwähnt, müssen alle Arbeitnehmer das Formular I-9 ausfüllen. Laut USCIS ist ein „Arbeitnehmer“ jemand, der gegen Bezahlung oder Vergütung arbeitet, d. h. gegen jede andere Vergütung wie Verpflegung, Unterkunft usw.

Wenn Sie zu einer der folgenden Gruppen gehören, müssen Sie das Formular I-9 nicht ausfüllen:

• Zeitarbeitnehmer, die von einer Agentur eingestellt werden
• Die Mitarbeiter arbeiten nicht auf US-Boden
• Unabhängige Auftragnehmer
• ...

So füllen Sie das Formular I-9 aus (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Sie müssen über grundlegende Kenntnisse des I-9-Formulars verfügen. In diesem Teil werden wir tiefer in die Materie eintauchen und Ihnen anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen, wie Sie das I-9-Formular ausfüllen. Die meisten von Ihnen füllen das PDF-Formular gerne elektronisch aus. Wenn Sie also das elektronische I-9-Formular ausfüllen möchten, sollten Sie sich zuerst einen hervorragenden PDF-Formularausfüller besorgen. Hier empfehlen wir EaseUS PDF Editor.

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Sobald Sie den PDF-Formularfilter installiert haben, können Sie mit dem Ausfüllen des I-9-Formulars anhand der folgenden Anweisungen beginnen:

Schritt 1. Füllen Sie Abschnitt 1 aus – Mitarbeiterinformationen und Bescheinigung (für Mitarbeiter)

Sie sollten Abschnitt 1 des Formulars I-9 spätestens am ersten Arbeitstag ausfüllen, jedoch nicht bevor Sie ein Stellenangebot annehmen. In diesem Abschnitt müssen Sie alle Angaben zu Ihrem Ausweis machen, einschließlich des vollständigen Namens, der Adresse, der Sozialversicherungsnummer, des Geburtsdatums, der Telefonnummer, der E-Mail-Adresse usw. Anschließend müssen Sie das Formular unterschreiben und datieren.

Hinweis: Wenn Sie beim Ausfüllen von Abschnitt 1 von einem Übersetzer unterstützt werden, muss dieser ebenfalls Name, Adresse, Unterschrift und Datum angeben.

Schritt 2. Füllen Sie Abschnitt 2 aus – Überprüfung und Bestätigung durch den Arbeitgeber oder autorisierten Vertreter (für den Arbeitgeber)

Bevor Abschnitt 2 ausgefüllt wird, muss der Arbeitgeber alle Angaben in Abschnitt 1 überprüfen.

Nach der Überprüfung müssen Sie den Dokumenttitel, die ausstellende Behörde, die Nummer und das Ablaufdatum basierend auf dem Dokument des Mitarbeiters eingeben. Außerdem müssen Sie unten in diesem Abschnitt das Startdatum Ihres Mitarbeiters sowie Ihre grundlegenden Informationen eingeben, das Dokument datieren und abschließend unterschreiben.

Schritt 3. Füllen Sie Abschnitt 3 aus – Neuüberprüfung und Wiedereinstellungen (für Arbeitgeber)

Eigentlich muss der Arbeitgeber Abschnitt 3 nicht für jeden Arbeitnehmer ausfüllen. Als Arbeitgeber müssen Sie den Abschnitt nur in folgender Situation ausfüllen:

• Arbeitserlaubnis für aktuelle Mitarbeiter erneut überprüfen
• Arbeitserlaubnis für wiedereingestellte Mitarbeiter erneut prüfen oder aktualisieren
• Erfassen Sie Namensänderungen oder andere Identitätsinformationen für aktuelle Mitarbeiter

Schritt 4. Speichern Sie das I-9-Formular (für den Arbeitgeber)

Nachdem Sie Abschnitt 2 und Abschnitt 3 ausgefüllt haben, müssen Sie das Formular I-9 beachten und sicherstellen, dass Sie es sicher in Ihren Unterlagen aufbewahren, anstatt es beim USCIS einzureichen.

Das Fazit

Egal, ob Sie Arbeitnehmer oder Arbeitgeber sind, Sie müssen immer das Formular I-9 ausfüllen. Auf dieser Seite haben wir einige grundlegende Informationen zum Formular I-9 besprochen und bieten auch ein Tutorial zum Ausfüllen des Formulars I-9. Wir hoffen, dass es hilfreich sein wird, wenn Sie sich mit dem Formular I-9 befassen müssen!